Politique de Confidentialité

1. Qui sommes-nous et comment nous contacter

1.1 Responsable du Traitement

Flatmaters OÜ, société constituée en Estonie, dont le siège social est situé Järvevana tee 9, 11314 Tallinn, Estonie, immatriculée au Registre des Entreprises d'Estonie (e-Business Register) sous le code 16973199, exerçant sous la dénomination commerciale Flatmaters, est le Responsable du Traitement de l'ensemble des Données Personnelles traitées via le site web, la Plateforme et les services Flatmaters.

En tant que société immatriculée en Estonie, État membre de l'Union européenne, Flatmaters se conforme au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à toutes les législations applicables en matière de protection des données.

Lorsque Flatmaters traite des Données Personnelles d'utilisateurs résidant habituellement en dehors de l'UE/EEE, la législation en matière de protection des données du pays de résidence habituelle peut s'appliquer conjointement avec le RGPD. Lorsque des règles locales impératives accordent à l'utilisateur une protection supérieure à celle de la présente Politique ou du RGPD, ces règles locales prévalent dans la mesure où elles s'appliquent.

1.2 Autorité de Contrôle Principale

L'Autorité de Contrôle Principale de Flatmaters OÜ est l'Inspection estonienne de la protection des données (Andmekaitse Inspektsioon) :

• Site web : www.aki.ee
• Adresse : Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonie
• Courriel : [email protected]

Les utilisateurs résidant dans d'autres États membres de l'UE/EEE ont également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de leur pays de résidence habituelle. Les utilisateurs résidant en dehors de l'UE/EEE peuvent introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente de leur pays de résidence habituelle, lorsqu'une telle autorité existe, ou à défaut auprès des tribunaux ordinaires de leur juridiction.

1.3 Contact

Pour toute question, demande ou préoccupation relative à la présente Politique de Confidentialité ou au Traitement de vos Données Personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].

1.4 Responsables du Traitement indépendants

Flatmaters OÜ agit en qualité de Responsable du Traitement indépendant pour l'ensemble des Données Personnelles traitées via la Plateforme. Lorsque les Propriétaires reçoivent des Données Personnelles d'Étudiants dans le cadre d'une Réservation confirmée, ils agissent en qualité de Responsables du Traitement indépendants pour ces données et sont seuls responsables d'assurer leur propre conformité aux législations applicables en matière de protection des données.

Lorsque vous vous connectez avec Google ou Apple, Google et Apple agissent en qualité de Responsables du Traitement indépendants pour l'authentification qu'ils réalisent. Pour la mesure publicitaire via le Pixel Meta et l'API Conversions de Meta, Flatmaters et Meta sont Responsables conjoints du Traitement (voir Section 10.4).

1.5 Délégué à la Protection des Données

Nous ne disposons pas actuellement d'un Délégué à la Protection des Données (DPO) désigné, dans la mesure où nos activités principales ne consistent pas en un suivi systématique à grande échelle de personnes, ni en un Traitement à grande échelle de catégories particulières de données, au sens de l'article 37 du RGPD. Si nos activités de Traitement évoluent d'une manière qui déclencherait les critères de désignation obligatoire, nous nommerons un DPO et mettrons à jour la présente Politique en conséquence.

2. Données Personnelles que nous collectons

2.1 Étudiants

Lorsque vous vous inscrivez en tant qu'Étudiant ou effectuez une Réservation, nous collectons et traitons les catégories suivantes de Données Personnelles :

2.2 Propriétaires

Lorsque vous vous inscrivez en tant que Propriétaire ou publiez une Annonce, nous collectons et traitons :

2.3 Documents d'identification

Flatmaters ne conserve des documents et numéros d'identification que dans les cas suivants, chacun pour une durée limitée (voir Section 7) :

• Propriétaires : une copie du document d'identité du Propriétaire est téléversée afin que Flatmaters puisse vérifier son identité avant la publication de ses Annonces. Cette copie est conservée jusqu'à 30 jours après la fin de la dernière location du Propriétaire, ou supprimée 14 jours après la clôture du compte si aucune location n'a eu lieu.
• Contrat de Location : le Contrat de Location signé enregistre l'identité des deux parties telle qu'elle était à la signature, y compris leur numéro de passeport ou d'identification. Il est conservé pendant la durée de conservation des documents contractuels.
• Étudiants : le numéro de passeport ou d'identification est enregistré lorsqu'il est nécessaire à la Réservation et au Contrat de Location. Il n'est pas demandé aux Étudiants de téléverser une copie de leur document d'identité.

Lorsque la législation locale ou la réglementation de l'immeuble exige une copie du document d'identification pour une Réservation particulière, cette copie est échangée directement entre l'Étudiant et le Propriétaire lors de l'arrivée et n'est pas conservée par Flatmaters.

2.4 Visiteurs du site web

Lorsque vous visitez le site web Flatmaters sans vous inscrire, nous pouvons collecter : l'adresse IP, le type et la version du navigateur, le système d'exploitation, l'URL de provenance, les pages visitées, l'heure et la durée de la visite, ainsi que les données de cookies. Ces données sont collectées automatiquement via les journaux standards des serveurs web et les outils d'analyse (voir Section 10).

2.5 Prospects et contacts commerciaux

Lorsque vous nous contactez via les formulaires de contact de la Plateforme, les pages d'atterrissage publiques, le flux de tentative de Réservation ou des canaux de messagerie externes (tels que les messages entrants WhatsApp ou le chat du site web) sans finaliser votre inscription, nous enregistrons les données suivantes afin d'assurer un suivi commercial avec vous :

• nom, adresse électronique, numéro de téléphone (au format international E.164 le cas échéant) ;
• pays d'origine (code ISO), langue de préférence ;
• ville de destination souhaitée et semestre d'intérêt, lorsque fournis ;
• origine de l'inscription (nom du formulaire, URL de la page, paramètres UTM le cas échéant) ;
• horodatage du premier contact et journal d'activité ultérieur ;
• contenu des messages ou demandes que vous soumettez.

Nous n'enrichissons pas ces données par des sources externes ou des courtiers en données tiers.

3. Comment nous collectons les Données Personnelles

Nous collectons les Données Personnelles par les moyens suivants :

• Directement auprès de vous : lorsque vous créez un compte, remplissez un formulaire d'inscription ou de Réservation, signez un Contrat de Mise en Annonce ou un Contrat de Location, communiquez avec nous par courrier électronique ou via la Plateforme, échangez des messages avec d'autres utilisateurs via la messagerie interne, ou soumettez des documents à des fins de vérification.
• Automatiquement : lorsque vous accédez à notre site web et à notre Plateforme ou les utilisez, via les cookies, les journaux des serveurs web et les outils d'analyse (voir Section 10).
• Auprès de tiers : dans des cas limités, auprès de prestataires de paiement, de services de vérification d'identité ou d'autres utilisateurs qui fournissent vos données dans le cadre d'une Réservation (par exemple, lorsqu'un Propriétaire ou un Étudiant transmet vos coordonnées).

Les utilisateurs sont responsables de s'assurer que toute Donnée Personnelle qu'ils fournissent est exacte, complète et à jour. Lorsqu'un utilisateur fournit des Données Personnelles relatives à un tiers (par exemple, un colocataire ou un Occupant Autorisé), il garantit qu'il dispose du droit légal de partager ces données et que les personnes concernées ont été informées de la présente Politique de Confidentialité ainsi que des finalités pour lesquelles leurs données seront traitées.

Flatmaters applique le principe de minimisation des données conformément à l'article 5, paragraphe 1, point c), du RGPD : nous ne collectons et ne traitons que des Données Personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Dans la mesure du possible, nous utilisons des données anonymisées ou agrégées plutôt que des Données Personnelles.

4. Finalités et bases légales du Traitement

Nous ne traitons les Données Personnelles que lorsque nous disposons d'une base légale valable au titre de l'article 6 du RGPD. Le tableau ci-dessous présente nos activités de Traitement et les bases légales correspondantes :

4.1 Évaluation des intérêts légitimes

Lorsque nous nous fondons sur les intérêts légitimes (art. 6, par. 1, point f)), Flatmaters a procédé à une évaluation de mise en balance et a conclu que ce Traitement est nécessaire et proportionné et qu'il ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentaux des utilisateurs. En particulier : la prévention de la fraude et la sécurité de la Plateforme protègent l'ensemble des utilisateurs de manière équivalente ; les analyses de la Plateforme ne sont effectuées que sur la base du consentement de l'utilisateur, avec anonymisation de l'IP activée, et ne donnent lieu à aucun profilage individuel ni décision automatisée ; et la résolution des litiges est nécessaire pour faire valoir les droits que les deux parties tirent de leurs contrats. Les utilisateurs conservent le droit de s'opposer à tout moment au Traitement fondé sur les intérêts légitimes (voir Section 8). Ces évaluations sont documentées en interne et peuvent être communiquées aux autorités de contrôle sur demande.

4.2 Retrait du consentement

Lorsque le Traitement est fondé sur votre consentement (en particulier, cookies de mesure d'audience et de publicité, et communications marketing), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans porter atteinte à la licéité du Traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait. Pour retirer votre consentement aux cookies, utilisez le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page du site web. Pour ne plus recevoir de communications marketing, utilisez le lien de désinscription présent dans tout courriel marketing, répondez STOP à un message WhatsApp, modifiez le réglage dans votre compte ou contactez-nous à l'adresse [email protected].

4.3 Acceptation via le parcours de Réservation

En créant un compte, en publiant une Annonce ou en poursuivant le parcours de Réservation (y compris l'étape de confirmation « Avant de Réserver »), vous reconnaissez avoir lu et accepté la présente Politique de Confidentialité. L'utilisation continue de la Plateforme vaut acceptation continue.

4.4 Communications marketing

Flatmaters envoie des offres et des nouveautés sur ses services (par exemple de nouvelles annonces ou l'ouverture d'un semestre) par courriel et WhatsApp uniquement dans les cas suivants :

• WhatsApp : uniquement avec votre consentement, donné en cochant la case prévue à cet effet lors de votre inscription, dans un formulaire de contact ou dans un formulaire Facebook ou Instagram, ou en nous le demandant.
• Courriels aux prospects : uniquement avec votre consentement, recueilli de la même manière.
• Courriels aux clients : si vous avez réservé un logement via Flatmaters (Étudiants) ou publié une Annonce (Propriétaires), nous pouvons vous adresser par courriel des offres portant sur des services similaires, sur le fondement de notre intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer lors de la collecte de votre adresse électronique et dans chaque message.

La case de consentement n'est jamais pré-cochée et le consentement n'est jamais une condition d'utilisation de la Plateforme. Chaque courriel marketing contient un lien de désinscription. Lorsque vous vous opposez au marketing, nous conservons une empreinte non réversible (hachage) de votre adresse électronique et de votre numéro de téléphone afin de ne plus vous contacter, même si vos coordonnées nous parviennent par un autre canal. Les messages liés à votre compte ou à une Réservation (confirmations, paiements, contrat, sécurité) ne sont pas du marketing et sont envoyés quel que soit ce choix.

5. Avec qui nous partageons vos données

5.1 Partage avec d'autres utilisateurs

Lors de la confirmation d'une Réservation, Flatmaters partage avec le Propriétaire concerné les données suivantes de l'Étudiant, dans la mesure nécessaire à la relation locative :

• nom complet ;
• nationalité ;
• nom de l'université ou de l'établissement ;
• coordonnées nécessaires à la coordination de l'arrivée ;
• numéro d'identification lorsque strictement requis par la législation locale applicable ou la réglementation de l'immeuble ;
• adresse dans le pays d'origine, qui figure dans le Contrat de Location.

Lorsque la législation locale ou la réglementation de l'immeuble exige spécifiquement une copie du document d'identification pour une Réservation particulière, le document est partagé directement entre l'Étudiant et le Propriétaire lors de l'arrivée et n'est pas conservé par Flatmaters (voir Section 2.3).

Ce partage est nécessaire à l'exécution du Contrat de Location (coordination de l'accès, exigences d'enregistrement de l'immeuble dans le pays du bien) et limité à ce qui est strictement nécessaire. Les Propriétaires qui reçoivent des Données Personnelles d'Étudiants agissent en qualité de Responsables du Traitement indépendants pour ces données et sont seuls responsables d'assurer leur propre conformité aux législations applicables en matière de protection des données. Les Propriétaires ne peuvent traiter ces données qu'aux seules fins des exigences légales et administratives liées à la relation locative et à aucune autre fin. Flatmaters exige des Propriétaires qu'ils maintiennent des mesures de confidentialité et de sécurité appropriées pour toute Donnée Personnelle d'Étudiant reçue.

Les Étudiants sont de même informés que le nom et les coordonnées de leur Propriétaire leur seront communiqués dans le cadre du Contrat de Location et du processus de Réservation.

5.2 Prestataires de services (Sous-traitants)

Flatmaters fait appel aux catégories suivantes de prestataires tiers qui traitent des Données Personnelles pour notre compte dans le cadre d'accords de sous-traitance :

Flatmaters ne vend pas, ne loue pas et n'échange pas de Données Personnelles à des tiers à des fins commerciales.

5.3 Divulgations légales

Nous pouvons divulguer des Données Personnelles aux autorités compétentes, tribunaux ou régulateurs lorsque la loi l'exige, en réponse à une demande légitime, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, la sécurité ou les biens de Flatmaters, de ses utilisateurs ou de tiers. Cela inclut les divulgations requises au titre des législations applicables en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

5.4 Transferts d'activités

En cas de fusion, acquisition, restructuration ou cession de Flatmaters ou de ses actifs, les Données Personnelles peuvent être transférées dans le cadre de cette opération. Les utilisateurs seront informés de tout transfert de ce type et de toute modification de la présente Politique de Confidentialité qui en résulterait.

6. Transferts internationaux de données

Flatmaters est constituée en Estonie (UE) et ses activités impliquent le transfert de Données Personnelles vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place pour tous ces transferts, comme suit :

6.1 Transferts vers le Chili

Le Chili ne bénéficie pas actuellement d'une décision d'adéquation de l'UE au titre du RGPD. Lorsque des Données Personnelles sont transférées vers le Chili (par exemple, lorsque des données d'Étudiants sont partagées avec un Propriétaire situé au Chili, ou lorsque des données sont traitées par des prestataires basés sur place), Flatmaters s'appuie sur les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne (Décision 2021/914/UE) en tant que mécanisme de transfert. Les Propriétaires situés au Chili qui reçoivent des Données Personnelles d'Étudiants sont tenus de les traiter conformément aux dispositions du Contrat de Mise en Annonce et du Contrat de Location.

Lorsque la Loi 19.628 chilienne sur la protection de la vie privée et, une fois en vigueur, la Loi 21.719 sur la protection des données personnelles s'appliquent concurremment aux Personnes Concernées ou aux Propriétaires situés au Chili, Flatmaters se conformera à leurs exigences de fond dans la mesure où elles accordent une protection supplémentaire ou différente par rapport au RGPD. En cas de chevauchement des deux régimes, la disposition offrant à la Personne Concernée le niveau de protection le plus élevé prévaut.

6.2 Transferts vers l'Argentine

L'Argentine a été reconnue comme assurant un niveau de protection adéquat des données conformément à la Décision 2003/490/CE de la Commission européenne, maintenue en vigueur en vertu de l'article 45, paragraphe 9, du RGPD. Lorsque des Données Personnelles sont transférées vers l'Argentine (par exemple, lorsque des Étudiants ou Propriétaires argentins interagissent avec la Plateforme, ou lorsque des opérations sont basées en Argentine), ces transferts sont autorisés au titre de l'article 45 du RGPD sur le fondement de cette décision d'adéquation, sans qu'il soit nécessaire de recourir aux Clauses Contractuelles Types ou à d'autres garanties supplémentaires.

Nonobstant ce qui précède, Flatmaters se conforme à la Loi 25.326 argentine sur la protection des données personnelles ainsi qu'à la Disposition 2/2024 de l'Agence d'Accès à l'Information Publique (AAIP). Les Personnes Concernées résidant en Argentine peuvent exercer leurs droits directement devant l'AAIP en tant qu'autorité de contrôle locale, sans préjudice de leur droit de s'adresser à l'Autorité de Contrôle Principale de Flatmaters indiquée à la Section 1.

6.3 Transferts vers d'autres pays tiers

Pour les transferts vers d'autres pays tiers (y compris les États-Unis, où sont basés des prestataires tels qu'Amazon Web Services, Cloudflare, Google, Discord, OpenAI, Sentry et Meta/WhatsApp), Flatmaters s'appuie sur : (a) l'EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), adopté par la Commission européenne le 10 juillet 2023, lorsque le prestataire concerné est certifié au titre du DPF ; et/ou (b) les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne (Décision 2021/914/UE), complétées le cas échéant par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux exigences établies par la Cour de justice de l'Union européenne dans l'affaire C-311/18 (Schrems II).

6.4 Comment obtenir la documentation relative aux transferts

Vous pouvez demander une copie des Clauses Contractuelles Types ou des autres garanties de transfert applicables à vos Données Personnelles en nous contactant à l'adresse [email protected].

7. Durée de conservation de vos données

Nous ne conservons les Données Personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour respecter les obligations légales applicables. Les durées de conservation suivantes s'appliquent :

Au terme de la durée de conservation applicable, les Données Personnelles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées. Lorsque les données sont anonymisées, elles peuvent être conservées à des fins statistiques ou analytiques sans limite de temps, dans la mesure où elles ne permettent plus d'identifier une personne.

8. Vos droits

Au titre du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos Données Personnelles. Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à l'adresse [email protected]. Nous répondrons dans les meilleurs délais et au plus tard dans les délais suivants, le délai le plus court qui vous est applicable prévalant :

• Au titre du RGPD : un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque cela est nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes ; nous vous informerons de toute prolongation dans le premier mois.
• Personnes concernées au Chili : deux jours ouvrables au titre de la Loi 19.628 (article 16) tant qu'elle reste en vigueur ; une fois la Loi 21.719 entrée en vigueur, trente jours calendaires, prolongeables une fois de trente jours.
• Personnes concernées en Argentine : dix jours calendaires pour les demandes d'accès et cinq jours ouvrables pour les demandes de rectification, de mise à jour ou de suppression, au titre de la Loi 25.326 (articles 14 et 16).

9. Décisions automatisées et profilage

9.1 Absence de décisions entièrement automatisées

Flatmaters ne prend pas de décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques à l'égard des utilisateurs ou les affectant de manière significative de façon similaire, au sens de l'article 22 du RGPD.

Si certains processus de la Plateforme sont partiellement automatisés — en particulier, le rejet automatique d'une Demande de Réservation lorsque le Propriétaire ne l'accepte pas dans le délai de 24 heures, et le remboursement automatique correspondant des Frais de Réservation —, ces processus impliquent toujours la participation active des parties concernées. Le Propriétaire conserve le droit d'accepter activement toute Demande de Réservation dans le délai applicable. L'issue par défaut (rejet en cas de non-réponse) est favorable à l'Étudiant, qui reçoit un remboursement intégral. En conséquence, ces processus ne constituent pas une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires au sens de l'article 22 du RGPD.

9.2 Contrôles de fraude et de sécurité

Flatmaters peut utiliser des outils automatisés pour signaler les activités potentiellement suspectes ou les préoccupations en matière de vérification d'identité aux fins de prévention de la fraude et de sécurité de la Plateforme. Tout signalement de ce type donne lieu à un examen manuel par le personnel de Flatmaters avant toute action. Aucune suspension de compte, blocage de transaction ou autre mesure significative n'est appliquée sur la seule base d'un Traitement automatisé sans évaluation humaine.

Si vous estimez qu'un processus automatisé a produit un résultat incorrect vous concernant, vous pouvez nous contacter à l'adresse [email protected] pour demander un examen manuel.

9.3 Filtrage automatique des messages

Les messages de la messagerie interne font l'objet d'un filtrage automatique visant à bloquer les Données Personnelles, les propos irrespectueux ou tout autre contenu non autorisé. Chaque message bloqué génère une alerte et un administrateur de Flatmaters peut le débloquer s'il n'enfreint pas les conditions de la Plateforme. Ce filtrage ne produit pas d'effets juridiques à votre égard et ne vous affecte pas de manière significative au sens de l'article 22 du RGPD, dans la mesure où il se limite à empêcher l'envoi d'un message, qui peut être reformulé. Toute autre mesure concernant le compte requiert toujours un examen humain.

10. Cookies et outils d'analyse

10.1 Cookies que nous utilisons

Le site web Flatmaters utilise des cookies conformément à la Directive ePrivacy de l'UE (2002/58/CE telle que modifiée) et aux législations nationales de transposition applicables. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil qui nous permettent d'exploiter la Plateforme, de mémoriser vos préférences et d'analyser l'utilisation. Nous utilisons actuellement :

• Cookies strictement nécessaires : cookies de session (jeton d'authentification, rôle, cookies temporaires de flux OAuth, protection CSRF) requis au fonctionnement de la Plateforme. Ils ne nécessitent pas votre consentement.
• Cookie de préférence (NEXT_LOCALE) : un cookie unique mémorisant la langue de votre choix afin de fournir le contenu dans la localisation correcte. Il ne nécessite pas votre consentement au titre de la Directive ePrivacy, car il est strictement nécessaire à la fourniture du service demandé par l'utilisateur.
• Cookies de mesure d'audience (Google Analytics et mesure des recherches Flatmaters) : utilisés pour comprendre la manière dont les visiteurs utilisent notre site web (pages visitées, temps passé, sources de référence, recherches effectuées). Ces cookies ne sont déposés qu'avec votre consentement (choix « Mesure d'audience » du bandeau cookies).
• Cookies publicitaires (Google Ads et Pixel Meta) : utilisés pour mesurer lesquelles de nos publicités sur Google, Facebook et Instagram amènent des visiteurs et des inscriptions. Ces cookies ne sont déposés qu'avec votre consentement (choix « Publicité » du bandeau cookies).

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter tous les cookies, de tous les refuser ou de choisir par catégorie. Refuser est aussi simple qu'accepter. Seuls les cookies strictement nécessaires et de préférence sont déposés avant votre choix ; votre choix lui-même est enregistré dans votre navigateur. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page : le retrait d'un consentement supprime les cookies correspondants déposés sur le domaine flatmaters.com. Le retrait du consentement n'affecte pas les cookies strictement nécessaires ou de préférence.

Lorsque vous refusez la mesure d'audience, Google Analytics ne reçoit que des signaux sans cookie qui ne vous identifient pas (Google Consent Mode).

10.2 Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics, un service d'analyse web fourni par Google LLC (États-Unis). Google Analytics collecte des données telles que votre adresse IP (anonymisée par défaut), le type de navigateur, les pages visitées et la durée de la session. Ces données sont traitées par Google pour notre compte dans le cadre d'un Accord de Sous-traitance et sont utilisées exclusivement pour analyser l'utilisation de la Plateforme et améliorer nos services. L'anonymisation de l'IP est activée, ce qui signifie que votre adresse IP complète n'est pas conservée par Google.

Pour plus d'informations sur la manière dont Google traite ces données, voir la Politique de Confidentialité de Google. Vous pouvez vous opposer au suivi par Google Analytics en installant le module complémentaire de désactivation de Google Analytics. Le cas échéant, Google agit en qualité de Responsable du Traitement indépendant pour certaines activités de Traitement effectuées dans le cadre de Google Analytics.

10.3 Adresses IP

Nous collectons et enregistrons les adresses IP automatiquement lorsque vous accédez à la Plateforme ou au site web Flatmaters. Les adresses IP sont utilisées pour : la sécurité de la Plateforme et la détection de la fraude ; le diagnostic des problèmes techniques ; et, sous forme anonymisée, à des fins d'analyse. Les adresses IP sont conservées pendant 12 mois à compter de la date de collecte et ne sont pas utilisées pour vous identifier individuellement au-delà des finalités de sécurité et de prévention de la fraude.

10.4 Mesure publicitaire (Google Ads et Meta)

Avec votre consentement aux cookies publicitaires, nous utilisons le suivi des conversions Google Ads et le Pixel Meta pour mesurer lesquelles de nos publicités amènent des visiteurs, des inscriptions et des réservations. Si vous avez donné ce consentement, nous transmettons également à Meta, depuis notre serveur (API Conversions de Meta), les événements suivants : la création de votre compte (Étudiant ou Propriétaire), l'envoi d'une demande de réservation, le paiement d'une réservation et la soumission d'une première annonce. Chaque événement est transmis avec votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre nom sous forme hachée (SHA-256) et avec les identifiants du Pixel Meta enregistrés dans votre navigateur (cookies _fbp et _fbc), ainsi que, pour les demandes de réservation et les paiements, le logement concerné et le montant en euros, et, pour la soumission d'une première annonce, le logement annoncé, afin que Meta puisse rattacher l'événement à une publicité. Pour la création de votre compte, l'envoi d'une demande de réservation et la soumission d'une première annonce, qui ont lieu dans votre navigateur, nous transmettons aussi votre adresse IP et les informations de votre navigateur. Le paiement d'une réservation est constaté plus tard de notre côté, hors de votre navigateur : pour le signaler, nous conservons les identifiants du Pixel Meta avec votre demande de réservation jusqu'à l'effacement des données personnelles qui s'y rattachent, et l'événement de paiement est transmis sans votre adresse IP ni les informations de votre navigateur. Si vous n'aviez pas donné ce consentement au moment de l'envoi de la demande de réservation, aucun événement relatif à cette réservation n'est transmis à Meta. Sans ce consentement, rien n'est transmis à Google Ads ni à Meta.

Pour la collecte et la transmission de ces données, Flatmaters et Meta Platforms Ireland Limited sont Responsables conjoints du Traitement au sens de l'article 26 du RGPD ; Meta agit en qualité de Responsable du Traitement indépendant pour ses traitements ultérieurs. Il appartient à Meta de vous informer sur ses propres traitements et de vous permettre d'exercer vos droits à son égard : voir la Politique de Confidentialité de Meta. Google agit en qualité de Responsable du Traitement indépendant pour les données qu'il traite pour Google Ads : voir la Politique de Confidentialité de Google.

11. Sécurité

Flatmaters met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles contre tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive, altération ou divulgation. Ces mesures comprennent :

• la transmission chiffrée des données (HTTPS/TLS) pour toutes les données en transit ;
• le chiffrement au repos et la pseudonymisation le cas échéant pour les Données Personnelles stockées ;
• des contrôles d'accès restreints et des autorisations basées sur les rôles pour les systèmes internes ;
• des exigences d'authentification multifacteur pour l'administration de la Plateforme ;
• un stockage sécurisé auprès de fournisseurs d'infrastructure réputés soumis à des obligations de confidentialité ;
• des procédures internes de Traitement des données et des mesures de sensibilisation du personnel ;
• des tests, évaluations et appréciations réguliers de l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la sécurité du Traitement, conformément à l'article 32 du RGPD.

Aucune méthode de transmission sur Internet ni aucun stockage électronique n'est totalement sécurisé. Bien que nous nous efforcions de protéger vos Données Personnelles, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

En cas de violation de Données Personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, Flatmaters notifiera l'Inspection estonienne de la protection des données sans retard indu et, lorsque requis, informera directement les personnes concernées. Nous tenons un registre interne des violations de données conformément à nos obligations de responsabilité au titre du RGPD.

12. Mineurs

La Plateforme Flatmaters est destinée exclusivement aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Nous ne collectons ni ne traitons pas sciemment de Données Personnelles de personnes de moins de 18 ans. Si nous prenons connaissance que des Données Personnelles d'un mineur ont été collectées sans le consentement requis, nous prendrons immédiatement des mesures pour les supprimer. Si vous estimez que nous avons pu collecter par inadvertance des données auprès d'un mineur, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].

13. Activités de Traitement futures

Flatmaters pourra, à l'avenir, introduire des activités de Traitement supplémentaires afin d'améliorer la Plateforme, d'enrichir l'expérience utilisateur ou de renforcer la sécurité de la Plateforme. Les catégories ci-dessous décrivent des activités de Traitement qui ne sont pas actuellement actives mais dont nous prévoyons l'introduction. Elles sont énumérées ici par souci de transparence. Chacune ne sera activée que sous réserve de la base légale indiquée et, lorsque le consentement est requis, uniquement après obtention d'un consentement explicite via des mécanismes appropriés.

13.1 Renforcement de la prévention de la fraude Susceptible d'être activée

Nous pourrons, à l'avenir, intégrer des outils supplémentaires de prévention de la fraude (tels que des services de scoring de risque, des contrôles de réputation d'IP ou des vérifications basées sur l'appareil) afin de renforcer la sécurité de la Plateforme. Tout Traitement de ce type sera fondé sur l'art. 6, par. 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes), étayé par une Évaluation des intérêts légitimes documentée. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires au sens de l'art. 22 du RGPD ne sera prise sans examen humain. Les utilisateurs conserveront le droit de s'opposer à tout moment au Traitement fondé sur les intérêts légitimes.

13.2 Analyses avancées Susceptible d'être activée

Nous pourrons, à l'avenir, introduire des outils d'analyse supplémentaires au-delà de Google Analytics (tels que des outils de rejeu de session, des cartes de chaleur ou des plateformes de tests A/B) afin d'améliorer l'expérience utilisateur et la conversion. De tels outils ne seront activés qu'avec consentement préalable via le bandeau de consentement aux cookies, avec anonymisation ou pseudonymisation activées par défaut lorsque cela est techniquement réalisable. Ces outils ne seront pas utilisés à des fins de profilage individuel.

13.3 Traitement des paiements par carte Susceptible d'être activée

Nous traitons actuellement l'ensemble des paiements via Wise. Nous pourrons, à l'avenir, intégrer un prestataire supplémentaire de paiement par carte (tel que Stripe ou un prestataire équivalent) afin d'élargir les options de paiement et d'améliorer l'expérience utilisateur. Toute intégration de ce type fera l'objet d'un Accord de Sous-traitance avec le prestataire, assorti de garanties de transfert appropriées (DPF et/ou CCT) lorsque le prestataire est basé en dehors de l'EEE. Le Traitement sera fondé sur l'art. 6, par. 1, point b), du RGPD (exécution du contrat pour le paiement des Frais de Réservation et du loyer).

13.4 Notification d'activation

Lors de l'activation de l'une des activités de Traitement futures décrites ci-dessus, nous : (i) mettrons à jour la présente Politique de Confidentialité avec la date de prise d'effet et une identification claire de la modification ; (ii) informerons les utilisateurs enregistrés par courrier électronique ou notification de la Plateforme ; et (iii) lorsque le consentement est requis, demanderons ce consentement via des mécanismes appropriés avant le début de l'activité.

14. Liens de tiers

La Plateforme Flatmaters peut contenir des liens vers des sites web ou services de tiers (par exemple, sites web universitaires, services cartographiques ou prestataires de paiement). Flatmaters n'est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité, du contenu ou des politiques de protection des données des sites web tiers. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de tout service tiers avant de fournir vos Données Personnelles.

15. Modifications de la présente Politique de Confidentialité

Flatmaters se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de Confidentialité à tout moment afin de refléter des évolutions légales, techniques ou opérationnelles. Les versions mises à jour seront publiées sur le site web avec la date de prise d'effet révisée. Lorsque les modifications sont substantielles, nous informerons les utilisateurs enregistrés par courrier électronique ou via une notification de la Plateforme. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Politique de Confidentialité. L'utilisation continue de la Plateforme à la suite de la publication d'une version mise à jour vaut acceptation des modifications.

16. Contact

Pour toute question, demande ou préoccupation relative à la présente Politique de Confidentialité ou au Traitement de vos Données Personnelles :

• Courriel : [email protected]
• Site web : www.flatmaters.com

Pour exercer vos droits au titre de la Section 8, veuillez soumettre votre demande par écrit à [email protected], en vous identifiant et en précisant le droit que vous souhaitez exercer. Nous répondrons dans les délais indiqués à la Section 8.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Inspection estonienne de la protection des données (www.aki.ee) ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence habituelle.

17. Langue

La présente Politique de Confidentialité est rédigée en espagnol comme version juridique officielle. Les traductions dans d'autres langues sont fournies à titre de commodité uniquement. En cas de conflit, la version espagnole prévaut.