Política de Privacidad
1. Quiénes Somos y Cómo Contactarnos
1.1 Responsable del tratamiento
Flatmaters OÜ, sociedad constituida en Estonia, con domicilio social en Järvevana tee 9, 11314 Tallin, Estonia, e inscrita en el Registro de Empresas de Estonia (e-Business Register) con el código 16973199, que opera bajo la denominación comercial Flatmaters, es el Responsable del tratamiento de todos los datos personales tratados a través del sitio web, la plataforma y los servicios de Flatmaters.
Como sociedad registrada en Estonia, Estado miembro de la Unión Europea, Flatmaters cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 ("RGPD") y con toda la normativa de protección de datos aplicable.
Cuando Flatmaters trate datos personales de usuarios con residencia habitual fuera de la UE/EEE, podrá resultar de aplicación, junto con el RGPD, la normativa de protección de datos del país de residencia habitual. Cuando las normas locales imperativas otorguen al usuario una protección superior a la prevista en esta Política o en el RGPD, dichas normas locales prevalecerán en la medida en que resulten de aplicación.
1.2 Autoridad de Control Principal
La Autoridad de Control Principal de Flatmaters OÜ es la Inspección de Protección de Datos de Estonia (Andmekaitse Inspektsioon):
- Sitio web: www.aki.ee
- Dirección: Tatari 39, 10134 Tallin, Estonia
- Correo electrónico: [email protected]
Los usuarios residentes en otros Estados miembros de la UE/EEE también tienen derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control de su país de residencia habitual. Los usuarios residentes fuera de la UE/EEE podrán presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos de su país de residencia habitual, cuando exista, o, en su defecto, ante los tribunales ordinarios de su jurisdicción.
1.3 Contacto
Para cualquier consulta, solicitud o cuestión relativa a la presente Política de Privacidad o al tratamiento de sus datos personales, puede dirigirse a [email protected].
1.4 Responsables Independientes
Flatmaters OÜ actúa como Responsable del tratamiento independiente respecto de todos los datos personales tratados a través de la Plataforma. Cuando los Propietarios reciban datos personales de los Estudiantes en relación con una Reserva confirmada, actuarán como Responsables del tratamiento independientes respecto de dichos datos y serán los únicos responsables de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos aplicable.
1.5 Delegado de Protección de Datos
Actualmente no contamos con un Delegado de Protección de Datos (DPD) designado, ya que nuestras actividades principales no consisten en la observación habitual y sistemática a gran escala de personas, ni en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos, conforme al artículo 37 del RGPD. Si nuestras actividades de tratamiento cambiaran de manera que se activaran los criterios de designación obligatoria, designaremos un DPD y actualizaremos esta Política en consecuencia.
2. Datos Personales que Recogemos
2.1 Estudiantes
Cuando se registra como Estudiante o realiza una Reserva, recogemos y tratamos las siguientes categorías de datos personales:
| Categoría | Datos | Finalidad |
|---|---|---|
| Identidad | Nombre completo, nacionalidad, número de identificación cuando sea estrictamente necesario para la tramitación de la Reserva o para el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables | Creación de la cuenta, generación del Contrato de Alquiler, coordinación del acceso al inmueble |
| Contacto | Dirección de correo electrónico, número de teléfono | Gestión de la cuenta, comunicaciones relativas a la reserva, notificaciones de la plataforma |
| Académicos | Nombre de la universidad o institución, estado de matrícula o admisión | Verificación de elegibilidad, confirmación de la Reserva |
| Reserva | Fechas de estancia deseadas, alojamiento seleccionado, Período Semestral | Tramitación de la Reserva, generación del Contrato de Alquiler |
| Financieros | Método de pago, referencias de transacciones (Flatmaters no almacena los datos completos de la tarjeta) | Procesamiento de pagos a través de proveedores externos |
| Contractuales | Contrato de Alquiler firmado, correspondencia relativa a la reserva | Gestión contractual, resolución de controversias |
| Técnicos | Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, datos de sesión, origen del registro (alta directa o intento de reserva) | Seguridad de la plataforma, metadatos de creación de la cuenta, prevención del fraude |
| Comunicaciones | Mensajes intercambiados a través de WhatsApp, correos electrónicos entrantes o formularios de contacto del sitio web (cuando estos canales estén activados) | Seguimiento comercial, atención al cliente, trazabilidad de la relación con el usuario |
2.2 Propietarios
Cuando se registra como Propietario o publica un Anuncio, recogemos y tratamos:
| Categoría | Datos | Finalidad |
|---|---|---|
| Identidad | Nombre completo, nacionalidad, número de identificación cuando sea estrictamente necesario, documentos equivalentes de autorización cuando se requieran | Creación de la cuenta, Condiciones de Publicación, verificación de identidad y prevención del fraude, generación del Contrato de Alquiler |
| Contacto | Dirección de correo electrónico, número de teléfono, domicilio | Gestión de la cuenta, coordinación operativa, procesamiento de pagos |
| Inmueble | Dirección del inmueble, fotografías, descripción, precios, disponibilidad, normas internas | Publicación del Anuncio, generación del Contrato de Alquiler, promoción en la plataforma |
| Financieros | Datos de cuenta bancaria (para transferencias de pago a través de Wise o transferencia bancaria) | Transferencias del pago del alquiler |
| Contractuales | Condiciones de Publicación, Contratos de Alquiler generados, correspondencia | Gestión contractual, cálculo de comisiones, resolución de controversias |
| Técnicos | Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, datos de sesión, origen del registro | Seguridad de la plataforma, metadatos de creación de la cuenta, prevención del fraude |
| Comunicaciones | Mensajes intercambiados a través de WhatsApp, correos electrónicos entrantes o formularios de contacto del sitio web (cuando estos canales estén activados) | Seguimiento comercial, coordinación operativa, trazabilidad de la relación con el usuario |
2.3 Documentos de Identificación
Flatmaters no almacena de forma sistemática copias de documentos de identificación. La verificación de identidad se realiza en el momento del registro; los números de identificación solo se conservan cuando sean estrictamente necesarios para la tramitación de la Reserva o para el cumplimiento de obligaciones legales aplicables. Cuando la legislación local o la normativa del edificio exija específicamente que Flatmaters o el Propietario conserven una copia del documento de identificación para una Reserva concreta, dicha exigencia se documentará por escrito y la copia se conservará únicamente durante el período estrictamente necesario conforme a tal ley o normativa.
2.4 Visitantes del Sitio Web
Cuando visita el sitio web de Flatmaters sin registrarse, podemos recoger: dirección IP, tipo y versión del navegador, sistema operativo, URL de referencia, páginas visitadas, hora y duración de la visita, y datos de cookies. Estos datos se recogen de forma automática a través de los registros estándar del servidor web y herramientas de analítica (véase el Apartado 10).
2.5 Clientes Potenciales y Leads Comerciales
Cuando contacte con nosotros a través de los formularios de contacto de la Plataforma, las páginas de aterrizaje públicas, el flujo de intento de reserva o canales de mensajería externos (como mensajes entrantes de WhatsApp o el chat del sitio web) sin completar el registro, registramos los siguientes datos para hacerle un seguimiento comercial:
- nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono (en formato internacional E.164 cuando proceda);
- país de origen (código ISO), idioma preferido;
- ciudad de destino deseada y semestre de interés, cuando se proporcionen;
- origen del registro (nombre del formulario, URL de la página, parámetros UTM cuando proceda);
- fecha y hora del primer contacto y registro posterior de actividad;
- contenido de los mensajes o consultas que envíe.
No enriquecemos estos datos a través de fuentes externas ni de terceros intermediarios de datos.
3. Cómo Recogemos los Datos Personales
Recogemos datos personales a través de los siguientes medios:
- Directamente del Interesado: cuando crea una cuenta, completa un formulario de registro o reserva, firma unas Condiciones de Publicación o un Contrato de Alquiler, se comunica con nosotros por correo electrónico o a través de la plataforma, o aporta documentación a efectos de verificación.
- De forma automática: cuando accede a o utiliza nuestro sitio web y plataforma, mediante cookies, registros del servidor web y herramientas de analítica (véase el Apartado 10).
- De terceros: en casos limitados, de procesadores de pagos, servicios de verificación de identidad u otros usuarios que faciliten sus datos en relación con una reserva (por ejemplo, cuando un Propietario o Estudiante facilite sus datos de contacto).
Los usuarios son responsables de garantizar que los datos personales que faciliten sean exactos, completos y estén actualizados. Cuando un usuario facilite datos personales sobre un tercero (por ejemplo, un compañero de piso), garantiza que cuenta con el derecho legal para compartir dichos datos y que las personas afectadas han sido informadas de esta Política de Privacidad y de las finalidades para las que se tratarán sus datos.
Flatmaters aplica el principio de minimización de datos conforme al artículo 5.1.c) del RGPD: solo recogemos y tratamos los datos personales adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con las finalidades para las que se tratan. Cuando sea posible, utilizamos datos anonimizados o agregados en lugar de datos personales.
4. Finalidades y Bases Jurídicas del Tratamiento
Tratamos los datos personales únicamente cuando disponemos de una base jurídica válida para ello conforme al artículo 6 del RGPD. La tabla siguiente recoge nuestras actividades de tratamiento y las bases jurídicas correspondientes:
| Finalidad | Base jurídica (Art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Creación y gestión de cuentas de usuario | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato |
| Tramitación de Reservas y generación de Contratos de Alquiler | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato |
| Procesamiento de pagos y gestión de transacciones financieras | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato |
| Comunicación de los datos de identidad y datos universitarios del Estudiante a los Propietarios al confirmar la Reserva | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato; necesario para la coordinación del acceso y los requisitos locales de empadronamiento o registro |
| Registro del origen de alta (alta directa o intento de reserva) como metadato de la cuenta | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato (creación de la cuenta) |
| Tratamiento de datos de clientes potenciales y leads (consultas comerciales recibidas sin completar el registro) | Art. 6.1.b) – medidas precontractuales adoptadas a petición del Interesado, cuando el cliente potencial inicia el contacto; complementado por el Art. 6.1.f) – interés legítimo en mantener un pipeline comercial y realizar seguimiento a los clientes potenciales, sin perjuicio del derecho de oposición en cualquier momento |
| Comunicaciones operativas a través de WhatsApp, correo electrónico y otros canales de mensajería (seguimiento comercial, atención al cliente, coordinación de reservas) | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato (para usuarios con reservas activas o pendientes); Art. 6.1.f) – interés legítimo (para comunicaciones operativas generales), sin perjuicio del derecho de oposición |
| Comprobaciones de verificación de identidad y prevención del fraude | Art. 6.1.f) – interés legítimo en la prevención del fraude, la seguridad de la plataforma y la verificación de la identidad; complementado por el Art. 6.1.c) cuando resulte aplicable una obligación legal específica |
| Conservación de registros contractuales y financieros | Art. 6.1.c) – cumplimiento de obligaciones legales (contables, fiscales, de derecho civil) |
| Detección del fraude y seguridad de la plataforma | Art. 6.1.f) – interés legítimo de Flatmaters y de sus usuarios en mantener una plataforma segura y fiable |
| Analítica de la plataforma (Google Analytics) | Art. 6.1.a) – su consentimiento, obtenido a través del banner de consentimiento de cookies en la Plataforma |
| Atención al cliente y resolución de controversias | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato; Art. 6.1.f) – interés legítimo |
| Envío de comunicaciones relacionadas con el servicio (confirmaciones de reserva, actualizaciones operativas) | Art. 6.1.b) – ejecución de un contrato |
| Cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias y respuesta a requerimientos legítimos de las autoridades | Art. 6.1.c) – cumplimiento de obligaciones legales |
| Inscripción en ficheros de solvencia patrimonial y crédito en supuestos de impago confirmado de obligaciones financieras derivadas de Reservas, conforme a los Términos del Servicio §16.4 | Art. 6.1.b) RGPD – ejecución del contrato; Art. 6.1.f) RGPD – interés legítimo en la recuperación de impagos, ponderado conforme al RGPD y, en su caso, al art. 20 LOPDGDD (España) o normativa equivalente en otras jurisdicciones, previo requerimiento de pago y con respeto a los plazos y garantías legalmente exigibles |
4.1 Evaluación del Interés Legítimo
Cuando nos basamos en el interés legítimo (Art. 6.1.f) RGPD), Flatmaters ha realizado una ponderación y ha determinado que tal tratamiento es necesario y proporcionado, y no prevalece sobre los derechos y libertades fundamentales de los usuarios. En particular: la prevención del fraude y la seguridad de la plataforma protegen a todos los usuarios por igual; la analítica de la plataforma se realiza únicamente sobre la base del consentimiento del usuario, con la anonimización de IP activada, y no da lugar a elaboración de perfiles individuales ni a decisiones automatizadas; y la resolución de controversias resulta necesaria para hacer valer los derechos que ambas partes ostentan en virtud de sus contratos. Los usuarios conservan el derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento basado en el interés legítimo (véase el Apartado 8). Estas evaluaciones se documentan internamente y pueden facilitarse a las autoridades de control cuando lo soliciten.
4.2 Retirada del Consentimiento
Cuando el tratamiento se base en su consentimiento (en particular, las cookies no esenciales y cualquier futura comunicación comercial), podrá retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. Para retirar el consentimiento, contacte con nosotros en [email protected] o utilice el mecanismo de baja incluido en cualquier futura comunicación comercial.
4.3 Aceptación a través del Flujo de Reserva
Al crear una cuenta, publicar un Anuncio o avanzar por el flujo de Reserva (incluido el paso de confirmación Antes de Reservar), reconoce haber leído y aceptado la presente Política de Privacidad. El uso continuado de la Plataforma constituye aceptación continuada.
5. Con Quién Compartimos sus Datos
5.1 Comunicación a Otros Usuarios
Tras la confirmación de una Reserva, Flatmaters comunica al Propietario los siguientes datos del Estudiante, en la medida en que resulte necesario para la relación de alquiler:
- nombre completo;
- nacionalidad;
- nombre de la universidad o institución;
- datos de contacto necesarios para la coordinación de la llegada;
- número de identificación cuando sea estrictamente exigido por la legislación local aplicable o por la normativa del edificio.
Cuando la legislación local o la normativa del edificio exija específicamente una copia del documento de identificación para una Reserva concreta, el documento se compartirá directamente entre Estudiante y Propietario a la llegada, en lugar de almacenarse sistemáticamente por Flatmaters.
Esta comunicación de datos es necesaria para la ejecución del Contrato de Alquiler (coordinación del acceso, requisitos de registro o empadronamiento del edificio en el país del inmueble) y se limita a lo estrictamente necesario. Los Propietarios que reciban datos personales del Estudiante actúan como Responsables del tratamiento independientes respecto de dichos datos y son los únicos responsables de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos aplicable. Los Propietarios solo podrán tratar dichos datos estrictamente para los requisitos legales y administrativos relacionados con la relación de alquiler y para ningún otro fin. Flatmaters exige a los Propietarios que mantengan medidas adecuadas de confidencialidad y seguridad respecto de cualesquiera datos del Estudiante que reciban.
Asimismo, se informa a los Estudiantes de que el nombre y los datos de contacto de su Propietario se les comunicarán como parte del Contrato de Alquiler y del proceso de reserva.
Cuando se comunique con Flatmaters a través de WhatsApp u otros canales de mensajería operados por Meta, Meta actúa como Responsable del tratamiento respecto de la infraestructura de mensajería en sí (almacenamiento, transmisión y metadatos básicos del canal). Flatmaters actúa como Responsable del tratamiento respecto del contenido de las comunicaciones recibidas y enviadas en el contexto del servicio de Flatmaters. El uso de estos canales es voluntario; siempre puede optar por comunicarse con nosotros a través de la plataforma Flatmaters o por correo electrónico. Recomendamos consultar la Política de Privacidad de WhatsApp en relación con el tratamiento a nivel de canal efectuado por Meta.
5.2 Proveedores de Servicios (Encargados del Tratamiento)
Flatmaters recurre a las siguientes categorías de prestadores de servicios externos, que tratan datos personales por nuestra cuenta en virtud de contratos de encargo del tratamiento:
| Proveedor / Categoría | Finalidad | Ubicación |
|---|---|---|
| Hostinger | Alojamiento del sitio web y de la plataforma | UE / internacional |
| Amazon Web Services (SES + S3) | Correos transaccionales (verificación, restablecimiento de contraseña, notificaciones); almacenamiento de documentos (Contratos de Alquiler firmados, inventarios, documentos de identificación cuando se requieran estrictamente) | EE. UU. (Data Privacy Framework UE-EE. UU. cuando proceda, y/o Cláusulas Contractuales Tipo) |
| Google (Sign in, Maps, Places, Analytics) | Autenticación OAuth, geocodificación y autocompletado de direcciones, analítica del sitio web | EE. UU. (Data Privacy Framework UE-EE. UU. cuando proceda, y/o Cláusulas Contractuales Tipo) |
| Wise | Procesamiento y transferencias de pagos internacionales | Reino Unido / UE / internacional |
| Discord (canal privado por webhook) | Notificaciones internas al equipo (creación de cuentas, solicitudes de reserva, alertas críticas) — metadatos operativos limitados | EE. UU. (Cláusulas Contractuales Tipo) |
| WhatsApp Business / Meta | Comunicaciones entrantes y salientes con usuarios para seguimiento comercial, atención al cliente y coordinación operativa de reservas | EE. UU. / internacional (Meta es el responsable del canal de mensajería; Flatmaters trata el contenido de las comunicaciones recibidas y enviadas) |
| Proveedores de servicios de correo electrónico (actuales y futuros) | Comunicaciones transaccionales y operativas | Varía |
| Asesores legales y de cumplimiento | Asesoramiento jurídico, revisión contractual, cumplimiento normativo | Varía |
Flatmaters no vende, alquila ni comercializa datos personales con ningún tercero con fines comerciales.
5.3 Comunicaciones por Obligación Legal
Podremos comunicar datos personales a las autoridades competentes, tribunales o reguladores cuando así lo exija la ley, en respuesta a un requerimiento legal válido, o cuando resulte necesario para proteger los derechos, la seguridad o el patrimonio de Flatmaters, sus usuarios o terceros. Ello incluye las comunicaciones exigidas por la normativa aplicable de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
5.4 Operaciones Societarias
En caso de fusión, adquisición, reestructuración o venta de Flatmaters o de sus activos, los datos personales podrán transferirse como parte de dicha operación. Se informará a los usuarios de cualquier transferencia de esta naturaleza y de los cambios en esta Política de Privacidad que se deriven de ella.
6. Transferencias Internacionales de Datos
Flatmaters está constituida en Estonia (UE) y sus operaciones implican la transferencia de datos personales a países situados fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Garantizamos que existan las garantías adecuadas para todas estas transferencias, del siguiente modo:
6.1 Transferencias a Chile
Chile no dispone actualmente de una decisión de adecuación de la UE conforme al RGPD. Cuando se transfieran datos personales a Chile (por ejemplo, cuando se compartan datos del Estudiante con un Propietario domiciliado en Chile, o cuando los datos sean tratados por prestadores de servicios establecidos allí), Flatmaters se basa en las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) adoptadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914/UE) como mecanismo de transferencia. Los Propietarios domiciliados en Chile que reciban datos personales del Estudiante están obligados a tratarlos conforme a los términos establecidos en las Condiciones de Publicación y en el Contrato de Alquiler.
Cuando resulten aplicables de forma concurrente la Ley 19.628 chilena sobre Protección de la Vida Privada y, una vez en vigor, la Ley 21.719 sobre Protección de Datos Personales —en relación con titulares de datos o Propietarios domiciliados en Chile— Flatmaters cumplirá con sus exigencias sustantivas en la medida en que confieran una protección adicional o diferente a la prevista en el RGPD. Cuando ambas normativas confluyan, prevalecerá la disposición que ofrezca al titular el nivel de protección más elevado.
6.2 Transferencias a Argentina
Argentina ha sido reconocida como país que proporciona un nivel adecuado de protección de datos en virtud de la Decisión 2003/490/CE de la Comisión Europea, mantenida en vigor en virtud del artículo 45.9 del RGPD. Cuando se transfieran datos personales a Argentina (por ejemplo, cuando Estudiantes o Propietarios argentinos interactúen con la Plataforma, o cuando se realicen operaciones desde Argentina), tales transferencias están permitidas en virtud del artículo 45 del RGPD sobre la base de dicha decisión de adecuación, sin necesidad de Cláusulas Contractuales Tipo u otras garantías adicionales.
Sin perjuicio de lo anterior, Flatmaters cumple con la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales y con la Disposición 2/2024 de la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP). Los titulares de datos residentes en Argentina podrán ejercer sus derechos directamente ante la AAIP como autoridad de control local, sin perjuicio de su derecho a acudir a la Autoridad de Control Principal de Flatmaters indicada en la Sección 1.
6.3 Transferencias a Otros Terceros Países
Para las transferencias a otros terceros países (incluido EE. UU., donde están establecidos prestadores de servicios como Amazon Web Services, Google, Discord y Meta/WhatsApp), Flatmaters se basa en: (a) el Data Privacy Framework UE-EE. UU. (DPF), adoptado por la Comisión Europea el 10 de julio de 2023, cuando el prestador correspondiente esté certificado bajo el DPF; y/o (b) las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) adoptadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914/UE), complementadas por las medidas técnicas y organizativas adecuadas cuando resulte necesario, conforme a los requisitos establecidos por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el asunto C-311/18 (Schrems II).
6.4 Cómo Obtener Documentación sobre las Transferencias
Puede solicitar una copia de las Cláusulas Contractuales Tipo u otras garantías de transferencia aplicables a sus datos personales escribiendo a [email protected].
7. Cuánto Tiempo Conservamos sus Datos
Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos, o para cumplir con las obligaciones legales aplicables. Resultan de aplicación los siguientes plazos de conservación:
| Categoría de Datos | Plazo de Conservación | Base |
|---|---|---|
| Datos de la cuenta (nombre, correo electrónico, datos de contacto, origen del registro) | Duración de la cuenta + 3 años desde la última actividad o cierre de la cuenta | Interés legítimo; plazos de prescripción de acciones contractuales |
| Datos de Reserva y del Contrato de Alquiler (incluidos los números de identificación facilitados en la reserva) | Duración de la relación de alquiler + 5 años cuando sea necesario para el cumplimiento legal o la resolución de controversias | Obligación legal (plazos de prescripción civil); interés legítimo (resolución de controversias) |
| Registros financieros y de pagos | 7 años desde la fecha de la transacción | Obligación legal (normativa contable y fiscal en Estonia; normativa fiscal local aplicable) |
| Datos de verificación de identidad y prevención del fraude | 5 años desde el fin de la relación comercial cuando sea necesario para la prevención del fraude, la resolución de controversias o las obligaciones legales aplicables | Art. 6.1.f) – interés legítimo; Art. 6.1.c) cuando resulte aplicable una obligación legal específica |
| Registros de consentimiento comercial (cuando proceda en el futuro) | Hasta la retirada del consentimiento + 3 años (prueba del consentimiento) | Obligación legal (responsabilidad proactiva conforme al Art. 7.1 del RGPD) |
| Registros técnicos (direcciones IP, datos de sesión) | 12 meses desde su obtención | Interés legítimo (seguridad, prevención del fraude) |
| Datos de Google Analytics | 14 meses (ajuste de retención por defecto de Google Analytics) | Consentimiento |
| Comunicaciones y tickets de soporte (correo electrónico, formularios de contacto, mensajes internos de la plataforma) | 3 años desde la última comunicación | Interés legítimo (resolución de controversias) |
| Mensajes de WhatsApp y comunicaciones por canales de mensajería externos | 3 años desde la última comunicación; con sujeción a las políticas de retención del proveedor del canal subyacente (Meta) para el almacenamiento en su infraestructura | Interés legítimo (continuidad operativa, resolución de controversias); ejecución del contrato cuando esté relacionado con reservas activas |
| Datos de clientes potenciales y leads (consultas sin registro completado) | 3 años desde la última actividad, tras lo cual el lead se elimina o anonimiza definitivamente | Medidas precontractuales e interés legítimo (pipeline comercial) |
Al finalizar el plazo de conservación aplicable, los datos personales se suprimen o anonimizan de forma segura. Cuando los datos se anonimicen, podrán conservarse con fines estadísticos o analíticos sin límite temporal, ya que no permiten identificar a persona alguna.
8. Sus Derechos
Conforme al RGPD, asisten al Interesado los siguientes derechos en relación con sus datos personales. Para ejercer cualquiera de ellos, contacte con nosotros en [email protected]. Responderemos en el plazo de 30 días naturales desde la recepción de su solicitud. En supuestos complejos o múltiples, podremos prorrogar este plazo por 60 días adicionales, en cuyo caso se lo comunicaremos dentro del plazo inicial de 30 días.
| Derecho | Significado |
|---|---|
| Acceso (Art. 15) | Puede solicitar una copia de los datos personales que tratamos sobre usted, así como información sobre cómo los tratamos. |
| Rectificación (Art. 16) | Puede solicitar que se rectifiquen o completen los datos personales inexactos o incompletos. |
| Supresión (Art. 17) | Puede solicitar la supresión de sus datos personales cuando ya no resulten necesarios, retire su consentimiento o el tratamiento sea ilícito. Este derecho está sujeto a las obligaciones legales de conservación. |
| Limitación (Art. 18) | Puede solicitar que limitemos temporalmente el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias (por ejemplo, mientras se verifica una rectificación). |
| Portabilidad (Art. 20) | Cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se efectúe por medios automatizados, puede recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable. |
| Oposición (Art. 21) | Puede oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo o realizado con fines de mercadotecnia directa. Cuando se oponga a la mercadotecnia directa, dejaremos de tratar sus datos de forma inmediata. |
| Retirada del consentimiento (Art. 7.3) | Cuando el tratamiento se base en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo. |
| Presentar una reclamación (Art. 77) | Tiene derecho a presentar una reclamación ante la Inspección de Protección de Datos de Estonia (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee) o ante la autoridad de control de su país de residencia habitual. |
Cuando el Interesado esté sujeto a una normativa de protección de datos distinta del RGPD, conservará los derechos que dicha normativa le reconozca (en particular, los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición reconocidos por los equivalentes locales). Para ejercer cualquiera de ellos, contacte con nosotros en [email protected]. Cuando las normas locales imperativas le otorguen protecciones superiores a las anteriores, prevalecerán dichas normas locales.
El ejercicio de determinados derechos (como la supresión o la limitación) mientras una Reserva esté activa o un Depósito de Garantía pendiente de resolución puede no ser posible cuando los datos resulten necesarios para la ejecución del contrato o para el cumplimiento de una obligación legal.
9. Decisiones Automatizadas y Elaboración de Perfiles
9.1 Ausencia de Decisiones Plenamente Automatizadas
Flatmaters no lleva a cabo decisiones plenamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos respecto de los usuarios o que les afecten significativamente de modo similar, en el sentido del artículo 22 del RGPD.
Si bien determinados procesos de la Plataforma están parcialmente automatizados —en particular, el rechazo automático de una Solicitud de Reserva cuando el Propietario no la acepta dentro de la ventana de 24 horas y el correspondiente reembolso automático de la Tarifa de Reserva—, estos procesos requieren siempre la participación activa de las partes implicadas. El Propietario conserva el derecho a aceptar de forma activa cualquier Solicitud de Reserva dentro de la ventana aplicable. El resultado por defecto (rechazo por falta de respuesta) es favorable al Estudiante, que recibe el reembolso íntegro. En consecuencia, estos procesos no constituyen decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos similares conforme al artículo 22 del RGPD.
9.2 Comprobaciones de Fraude y Seguridad
Flatmaters podrá utilizar herramientas automatizadas para identificar actividades potencialmente sospechosas o problemas de verificación de identidad a efectos de prevención del fraude y seguridad de la plataforma. Cualquier indicador de esta naturaleza dará lugar a una revisión manual por parte del personal de Flatmaters antes de adoptar medida alguna. No se aplicará ninguna suspensión de cuenta, bloqueo de transacción u otra medida significativa basándose exclusivamente en un tratamiento automatizado sin evaluación humana.
Si considera que un proceso automatizado ha producido un resultado incorrecto que le afecta, puede contactar con nosotros en [email protected] para solicitar una revisión manual.
10. Cookies y Analítica
10.1 Cookies que Utilizamos
El sitio web de Flatmaters utiliza cookies conforme a la Directiva ePrivacy de la UE (2002/58/CE, en su versión modificada) y a las leyes nacionales de transposición aplicables. Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en su dispositivo y nos ayudan a operar la plataforma, recordar sus preferencias y analizar su uso. Actualmente utilizamos:
- Cookies estrictamente necesarias: cookies de sesión (token de autenticación, rol, cookies temporales del flujo OAuth, protección CSRF) necesarias para el funcionamiento de la plataforma. No requieren consentimiento.
- Cookie de preferencias (NEXT_LOCALE): una única cookie que memoriza el idioma elegido para entregar el contenido en la localización correcta. No requiere consentimiento conforme a la Directiva ePrivacy, al ser estrictamente necesaria para prestar el servicio solicitado por el usuario.
- Cookies analíticas (Google Analytics): utilizadas para recoger información sobre cómo los visitantes utilizan nuestro sitio web (páginas visitadas, tiempo de permanencia, fuentes de referencia). Estas cookies solo se activan con su consentimiento a través de nuestro banner de consentimiento de cookies.
Actualmente no utilizamos cookies de mercadotecnia. Si se introdujeran en el futuro, requerirán su consentimiento previo.
Puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento a través del banner de consentimiento de cookies de nuestro sitio web o ajustando la configuración de su navegador. La retirada del consentimiento para las cookies analíticas no afectará a las cookies estrictamente necesarias o de preferencias.
10.2 Google Analytics
Utilizamos Google Analytics, un servicio de analítica web prestado por Google LLC (EE. UU.). Google Analytics recoge datos como su dirección IP (anonimizada por defecto), tipo de navegador, páginas visitadas y duración de la sesión. Estos datos son tratados por Google por nuestra cuenta en virtud de un Contrato de Encargo del Tratamiento y se utilizan exclusivamente para analizar el uso de la plataforma y mejorar nuestros servicios. La anonimización de IP está activada, lo que significa que Google no almacena la dirección IP completa.
Para más información sobre cómo Google trata estos datos, consulte la Política de Privacidad de Google. Puede oponerse al seguimiento de Google Analytics instalando el complemento del navegador de inhabilitación de Google Analytics. Cuando proceda, Google actúa como Responsable del tratamiento independiente respecto de determinadas actividades de tratamiento realizadas en relación con Google Analytics.
10.3 Direcciones IP
Recogemos y registramos las direcciones IP de forma automática cuando accede a la plataforma o al sitio web de Flatmaters. Las direcciones IP se utilizan para: seguridad de la plataforma y detección del fraude; diagnóstico de incidencias técnicas; y, en forma anonimizada, con fines analíticos. Las direcciones IP se conservan durante 12 meses desde la fecha de su obtención y no se utilizan para identificarle individualmente más allá de las finalidades de seguridad y prevención del fraude.
11. Seguridad
Flatmaters aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, la pérdida, el uso indebido, la alteración o la divulgación. Estas medidas incluyen:
- transmisión cifrada de datos (HTTPS/TLS) para todos los datos en tránsito;
- cifrado en reposo y seudonimización cuando proceda para los datos personales almacenados;
- controles de acceso restringidos y permisos basados en roles para los sistemas internos;
- exigencia de autenticación multifactor para la administración de la plataforma;
- almacenamiento seguro con prestadores de infraestructura de reconocido prestigio sujetos a obligaciones de confidencialidad;
- procedimientos internos de tratamiento de datos y medidas de concienciación del personal;
- verificación, evaluación y valoración periódicas de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento, conforme al artículo 32 del RGPD.
Ningún método de transmisión por internet o de almacenamiento electrónico es completamente seguro. Aunque nos esforzamos por proteger sus datos personales, no podemos garantizar una seguridad absoluta.
En caso de violación de la seguridad de los datos personales que pueda entrañar un riesgo para sus derechos y libertades, Flatmaters notificará a la Inspección de Protección de Datos de Estonia sin dilaciones indebidas y, cuando resulte exigible, comunicará directamente a las personas afectadas. Mantenemos un registro interno de violaciones de seguridad conforme a nuestras obligaciones de responsabilidad proactiva del RGPD.
12. Menores
La plataforma Flatmaters está destinada exclusivamente a personas mayores de 18 años. No recogemos ni tratamos a sabiendas datos personales de personas menores de 18 años. Si tenemos conocimiento de que se han recogido datos personales de un menor sin el consentimiento exigido, adoptaremos medidas inmediatas para suprimirlos. Si considera que hemos podido recoger inadvertidamente datos de un menor, contacte con nosotros en [email protected].
13. Actividades de Tratamiento Futuras
Flatmaters podrá, en el futuro, introducir actividades de tratamiento adicionales para mejorar la Plataforma, optimizar la experiencia del usuario o reforzar la seguridad. Las categorías que figuran a continuación describen actividades de tratamiento que actualmente no están activas pero que prevemos puedan introducirse. Se enumeran aquí con fines de transparencia. Cada una de ellas solo se activará con la base jurídica indicada y, cuando se requiera consentimiento, únicamente tras obtenerlo de forma expresa mediante los mecanismos adecuados.
13.1 Comunicaciones Comerciales y Promocionales Puede activarse
Podremos, en el futuro, enviar comunicaciones comerciales como boletines, ofertas especiales o actualizaciones de servicio de carácter promocional. Cualquier comunicación de este tipo se basará en el Art. 6.1.a) del RGPD (consentimiento), obtenido mediante una manifestación expresa de aceptación. Podrá retirar el consentimiento en cualquier momento a través del enlace de baja incluido en cualquier comunicación o contactando con nosotros. Las comunicaciones comerciales no se enviarán sobre la base del interés legítimo sin consentimiento previo.
13.2 Prevención del Fraude Reforzada Puede activarse
Podremos, en el futuro, integrar herramientas adicionales de prevención del fraude (como servicios de puntuación de riesgo, comprobaciones de reputación de IP o verificación basada en dispositivo) para reforzar la seguridad de la plataforma. Cualquier tratamiento de esta naturaleza se basará en el Art. 6.1.f) del RGPD (interés legítimo), respaldado por una evaluación documentada del interés legítimo. No se llevará a cabo ninguna decisión automatizada con efectos jurídicos o significativos similares conforme al Art. 22 del RGPD sin revisión humana. Los usuarios conservarán el derecho de oposición al tratamiento basado en el interés legítimo en cualquier momento.
13.3 Analítica Avanzada Puede activarse
Podremos, en el futuro, introducir herramientas analíticas adicionales más allá de Google Analytics (como herramientas de session replay, heatmaps o plataformas de testing A/B) para mejorar la experiencia del usuario y la conversión. Cualquier herramienta de esta naturaleza se activará únicamente con el consentimiento previo a través del banner de consentimiento de cookies, con la anonimización o seudonimización activadas por defecto cuando sea técnicamente viable. Estas herramientas no se utilizarán para la elaboración de perfiles individuales.
13.4 Procesamiento de Pagos con Tarjeta Puede activarse
Actualmente procesamos todos los pagos a través de Wise. Podremos, en el futuro, integrar un procesador adicional de pagos con tarjeta (como Stripe u otro equivalente) para ampliar las opciones de pago y mejorar la experiencia del usuario. Cualquier integración de esta naturaleza estará sujeta a un Contrato de Encargo del Tratamiento con el proveedor, con las garantías de transferencia adecuadas (DPF y/o CCT) cuando el proveedor esté establecido fuera del EEE. El tratamiento se basará en el Art. 6.1.b) del RGPD (ejecución del contrato para el pago de las Tarifas de Reserva y del alquiler).
13.5 Notificación de la Activación
Cuando se active alguna de las actividades de tratamiento futuras descritas anteriormente: (i) actualizaremos esta Política de Privacidad indicando la fecha de entrada en vigor y la identificación clara del cambio; (ii) notificaremos a los usuarios registrados por correo electrónico o mediante notificación en la plataforma; y (iii) cuando se requiera consentimiento, lo solicitaremos a través de los mecanismos adecuados antes de iniciar la actividad.
14. Enlaces a Terceros
La plataforma Flatmaters puede contener enlaces a sitios web o servicios de terceros (por ejemplo, sitios web universitarios, servicios de mapas o proveedores de pagos). Flatmaters no se responsabiliza de las prácticas de privacidad, el contenido o las políticas de protección de datos de los sitios web de terceros. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier servicio de terceros antes de facilitar sus datos personales.
15. Modificaciones de la Presente Política de Privacidad
Flatmaters se reserva el derecho a actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Las versiones actualizadas se publicarán en el sitio web con la fecha de entrada en vigor revisada. Cuando los cambios sean sustanciales, se notificará a los usuarios registrados por correo electrónico o mediante notificación en la plataforma. Le recomendamos revisar esta Política de Privacidad periódicamente. El uso continuado de la plataforma tras la publicación de una versión actualizada constituye aceptación de los cambios.
16. Contacto
Para cualquier consulta, solicitud o cuestión relativa a la presente Política de Privacidad o al tratamiento de sus datos personales:
- Correo electrónico: [email protected]
- Sitio web: www.flatmaters.com
Para ejercer sus derechos conforme al Apartado 8, deberá presentar su solicitud por escrito a [email protected], identificándose y especificando el derecho que desea ejercer. Responderemos en el plazo de 30 días naturales.
Si no queda satisfecho con nuestra respuesta, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Inspección de Protección de Datos de Estonia (www.aki.ee) o ante la autoridad de control de su país de residencia habitual.
17. Idioma
La presente Política de Privacidad está redactada en español como versión legal oficial. Las traducciones a otros idiomas se proporcionan únicamente por conveniencia. En caso de conflicto, prevalecerá la versión en español.